为贯彻执行国家《档案法》，加强档案管理，发挥档案作用，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作，逐步做到档案工作规范化、科学化、制度化，特制定《唐山职业技术学院继续教育学院档案管理制度》。

一、本规定所称的档案是指继续教育学院在成人教育、自学考试、全国计算机等级考试、职业技能鉴定和职业技能培训等各项工作及其它活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文字、图标、声像等不同载体的文件材料。

二、规定范围

1、上级有关成人教育的文件：针对继续教育学院的、重要的普法性文件；一般普法性文件。

2、成人高等教育发展规划。

3、学院的工作计划、总结。

4、成人高等教育专业设置、专业调整的请示、报告及批复。

5、继续教育学院制订有关学籍管理的规定、办法等。

6、成人高招录取学生审批表、学生学籍表及成绩表。

7、学生学籍变更材料。

    8、学生奖惩材料。

9、继续教育学院制订的关于教学管理、教学计划、方案、教学大纲等。

10、教学检查、督查工作的记录，教学质量评估材料。

11、毕业生合影照片。

12、审核发放的毕业证书、学士学位证书登记名册。

14、学院和继续教育学院与外单位签订的重要协议书、合同书。

15、以继续教育学院分号编发的文件。

16、重要活动的资料。

17、其它有保存价值的文件材料及声像材料。

三、各教学点、学习中心、考试机构、鉴定所应及时按照国家和学院有关规定，对应该归档的各类材料整理，按要求报经主管领导审定后，及时向学院档案室移交。

四、借阅档案或档案材料须经主管领导同意并办理有关手续后方可借阅。

五、档案入室时应严格进行清点，保证帐、物相符一致。归还的档案要及时入室归位，保证归档材料完整无缺。

六、定期对档案存放情况进行检查，发现问题及时处理，并尽快向有关领导汇报。

七、档案管理人员调动工作时，需办理交接、清点手续。

八、本规定自公布之日起执行。